Workforce Management (WFM) to termin obejmujący wszystkie procesy, które podejmuje firma w celu zapewnienia odpowiedniej liczby pracowników we właściwym czasie. Mimo że procesy WFM mogą wydawać się często wymagające, głównie chodzi o przydzielenie odpowiednich zasobów ludzkich, aby sprostać zapotrzebowaniu firmy. Organizacje często poświęcają wiele czasu na udzielanie odpowiedzi na te same pytania dotyczące harmonogramów, urlopów, listy płac. Czy nie byłoby łatwiej, gdyby wszystkie odpowiedzi można było znaleźć w jednym miejscu? Jest to możliwe właśnie dzięki Workforce Management.

Elementy Workforce Management

Workforce Management obejmuje wiele aspektów w firmie, zapewniając wszystkim osobom informacje i dane w czasie rzeczywistym. Można wyróżnić kilka z elementów WFM, takich jak:

Onboarding pracownika

Gdy nowy pracownik jest wdrażany do organizacji, może wypełniać dokumenty związane z zatrudnieniem i inne istotne elementy onboardingu w jednym, kompleksowym systemie. Dzięki temu dział HR może zautomatyzować i śledzić nowo zatrudnione osoby w celu lepszego zarządzania zasobami. Pozwala to też na lepsze “zaopiekowanie się” nowym członkiem zespołu.

Budżet firmy

W momencie, kiedy jesteś w stanie zaplanować nowe projekty i ocenić przepustowość zespołów lub pracowników, Twoja organizacja ma pewność, że dysponuje odpowiednimi zasobami. Workforce Management pozwala więc na sprostanie wszelkim wymaganiom, jednocześnie utrzymując na odpowiednim poziomie finanse firmy.

Prognozowanie

Kluczową cechą wielu systemów WFM jest możliwość prognozowania zapotrzebowania na pracowników. Umożliwia to zmniejszenie liczby dni roboczych, w których brakuje personelu. To nie tylko korzyść dla pracowników, którzy nie będą musieli wykonywać więcej pracy, niż mają w harmonogramie. Przede wszystkim umożliwia to firmie ograniczenie niepotrzebnych wydatków związanych z nadgodzinami i pomaga ulepszać strategię planowania pracy.

Czas pracy i frekwencja

Wiele systemów Workforce Management ułatwia rejestrowanie i wyrejestrowywanie się pracowników, dzięki czemu można mieć pewność, że frekwencja jest dokładnie rozliczana i nie ma żadnych rozbieżności w zakresie obecności.

Zarządzanie wydajnością pracowników

Narzędzia WFM mogą pomóc w upewnieniu się, że działania pracowników i ich wyniki w określonych projektach spełniają cele firmy.

Wynagrodzenia i premie

Lista płac, wynagrodzenia i premie pracownicze są łatwiejsze do nadzorowania, ponieważ wszystkie informacje dotyczące działań pracownika i jego wypłat znajdują się w jednym, centralnym miejscu.

Działania rekrutacyjne

Oprogramowanie WFM automatyzuje procesy rekrutacyjne, ułatwiając pozyskiwanie, selekcję i kontakt z kandydatami. Automatyzacja tych procesów nie tylko redukuje koszty rekrutacyjne, ale także zwiększa skuteczność działań HR. Dzięki WFM możliwe jest szybkie identyfikowanie najlepiej dopasowanych kandydatów, co skraca czas potrzebny na obsadzenie wakatów i poprawia jakość zatrudnianych pracowników.

Zatwierdzanie wniosków urlopowych

Systemy WFM automatyzują proces aplikowania i rozpatrywania wniosków urlopowych oraz dni chorobowych. Dzięki analizie danych i automatyzacji firmy mogą efektywnie zarządzać kalendarzami urlopowymi, unikając konfliktów i zapewniając ciągłość działania. Pracownicy mają łatwy dostęp do informacji o dostępnych dniach urlopowych, co zwiększa przejrzystość i wygodę.

Zarządzanie szkoleniami

WFM wspiera przeprowadzanie szkoleń dla pracowników, co jest kluczowe dla firm stawiających na rozwój i podnoszenie kompetencji zespołu. Systemy te umożliwiają planowanie, monitorowanie i ocenę szkoleń, co przyczynia się do lepszego dopasowania programów szkoleniowych do potrzeb firmy i pracowników. Regularne szkolenia zwiększają wiedzę i umiejętności pracowników, co przekłada się na wyższą efektywność i innowacyjność firmy.

Generowanie raportów

Narzędzia WFM umożliwiają tworzenie różnorodnych raportów dotyczących m.in. frekwencji i efektywności pracowników. Raporty te mogą być generowane zarówno w czasie rzeczywistym, jak i na podstawie danych historycznych. Regularne raportowanie pozwala na bieżąco monitorować wydajność zespołów, identyfikować trendy i potencjalne problemy, a także podejmować lepiej poinformowane decyzje dotyczące zarządzania zasobami ludzkimi.

Tworzenie harmonogramu pracy w zespole

Automatyzacja tworzenia harmonogramów pracy w WFM uwzględnia różnorodne zmienne biznesowe, takie jak urlopy, dostępność pracowników, obciążenie pracą oraz nieobecności. Dzięki temu możliwe jest efektywne planowanie i rozkładanie zadań, co zapobiega nadmiernemu obciążeniu pracowników i zapewnia, że wszystkie zmiany są pokryte w sposób optymalny. Automatyczne harmonogramowanie zwiększa także elastyczność i umożliwia szybkie wprowadzanie zmian w razie potrzeby.

Monitorowanie czasu pracy

WFM rejestruje wzorce frekwencji i pomaga firmom zarządzać zarówno planowanymi, jak i nieplanowanymi nieobecnościami pracowników. Analiza zgromadzonych danych umożliwia identyfikację potencjalnych luk kadrowych oraz problemy związane z absencją i spóźnieniami. Dzięki temu firmy mogą podejmować proaktywne działania w celu poprawy frekwencji i redukcji nieplanowanych nieobecności, co przyczynia się do płynniejszego funkcjonowania organizacji.

Analiza produktywności personelu

WFM pozwala pracodawcom monitorować działania pracowników i ich wyniki w celu upewnienia się, że spełniają one cele firmy. Analiza danych dotyczących produktywności umożliwia menedżerom lepsze zrozumienie poziomu zaangażowania i efektywności poszczególnych pracowników. Na podstawie tych danych można przydzielać premie, planować szkolenia oraz prowadzić rozmowy ewaluacyjne, co motywuje pracowników do osiągania lepszych wyników.

Dbałość o zgodność z prawem

Narzędzia WFM pomagają firmom przestrzegać przepisów prawa pracy, analizując decyzje kadrowe pod kątem zgodności z wymogami prawnymi. Dzięki temu możliwe jest uniknięcie wysokich grzywien i pozwów pracowniczych. Systemy te monitorują m.in. wymogi dotyczące urlopów rodzinnych i chorobowych oraz porozumień związkowych, co zapewnia zgodność działań firmy z obowiązującymi przepisami.

Tworzenie strategii Workforce Management

Nie do zaprzeczenia jest, że Workforce Management zapewnia firmie ogromne korzyści, usprawniające ją na wielu płaszczyznach. Aby jednak naprawdę uzyskać jak najwięcej z tego oprogramowania, musisz zbudować odpowiednią strategię WFM. W przeciwnym razie możesz napotkać problemy z osiągnięciem upragnionego poziomu produktywności, opłacalności i elastyczności, które są potrzebne, aby cieszyć się w pełni zorganizowaną firmą. Jak to zrobić?

Wdróż procesy i zasady: Aby firma funkcjonowała sprawnie, niezbędne jest ujednolicenie wszystkich procesów i zasad. Im spójniejsze i bardziej przejrzyste są one dla każdej osoby w organizacji, tym większa pewność, że będą one stosowane jednakowo przez wszystkich.

Zautomatyzuj śledzenie obecności: W niektórych branżach, jak m.in. w contact center, brak nadzorowania obecności personelu może spowolnić lub nawet przerwać dzień pracy!

Dbaj o odpowiedni plan: Zbyt wielu pracowników na jednej zmianie może mieć wpływ na zysk lub stratę. Aby naprawdę zoptymalizować finanse, musisz zautomatyzować planowanie pracy. Workforce Management pomaga w prognozowaniu zapotrzebowania na pracowników – dzięki czemu jest to łatwiejsze, niż kiedykolwiek.

Największe korzyści, jakie osiągniesz wprowadzając WFM

Pracownicy, którzy będą mieli jasno określoną pozycję w firmie, będą wydajniejsi, a swoją pracę będą wykonywać z większą satysfakcją. Celem systemu Workforce Management jest zmniejszenie liczby zbędnych zasobów i błędów, rozwiązywanie dysharmonii w pracy oraz oszczędność czasu.

Workforce Management oferuje wiele funkcji, co może wydawać się kłopotliwe na samym początku. Możesz nie być pewien/pewna jak odpowiednio korzystać z tego oprogramowania. Jednak kiedy w pełni zrozumiesz, co może zrobić dla Ciebie WFM, zaczniesz zauważać wiele korzyści. Workforce Management zapewnia lepszą widoczność – wszystkie zasoby i procesy znajdują się w jednym miejscu. Możesz także pożegnać się z ręcznymi aktualizacjami, które zastąpi najnowocześniejsza automatyzacja. Ponieważ większość funkcji WFM koncentruje się wokół planowania, będziesz od teraz polegać na algorytmach. Zaoszczędzić czas i zasoby, jednocześnie eliminując swoje obawy o brak personelu. Workforce Management zapewni także ocenę w czasie rzeczywistym – nie będziesz musiał/a czekać do końca kwartału (lub innego określonego czasu w firmie), aby sprawdzić, jak radzą sobie Twoi pracownicy. Będą oni także bardziej zaangażowani, co wpłynie nie tylko na wydajność w pracy, ale lepszą obsługę klienta w Twojej firmie.

Zwiększenie widoczności i automatyzacja procesów: Workforce Management centralizuje wszystkie zasoby i procesy, co zapewnia łatwy dostęp do kluczowych informacji. Automatyzacja pozwala na eliminację ręcznych zadań i zwiększa niezawodność operacji.

Ocena wydajności w czasie rzeczywistym: Dzięki WFM możesz na bieżąco monitorować wyniki swoich pracowników, co pozwala na szybkie reagowanie na wszelkie problemy i usprawnienia.

Lepsze zaangażowanie pracowników: Zmotywowani i zaangażowani pracownicy są bardziej wydajni i zapewniają lepszą obsługę klienta, co przekłada się na ogólny sukces firmy.

Odpowiednie oprogramowanie do zarządzania personelem może zagwarantować firmie, że będzie funkcjonowała sprawnie. Pracownicy zawsze będą w posiadaniu odpowiednich narzędzi i informacji potrzebnych do pracy. I to niezależnie od branży! Taki system nie tylko będzie pomocą w zarządzaniu personelem, ale wpłynie pozytywnie na wyniki finansowe i zwiększy customer experience.