6 sposobów płynnej komunikacji w dużym call center

Call center to miejsce ciągłej, bezustannej komunikacji, która dzieje się nie tylko na linii konsultant – klient, lecz także wewnątrz organizacji. Każdy, kto kiedykolwiek koordynował pracę zespołów wie, jak ważnym czynnikiem jest płynna wymiana informacji między pracownikami. Jak zatem sprawnie się komunikować i w jaki sposób dotrzeć do danej osoby w dużym call center? Oto 6 przydatnych porad.

1. Stwórz firmowy chat

Chaty od wielu lat cieszą się popularnością wśród internautów. Popularność tego medium była tak duża, że w pewnym momencie centra telefoniczne zaczęły wykorzystywać je do komunikacji z klientem, tworząc nowy kanał dotarcia zgodny z preferencjami odbiorcy. Dlatego nie dziwi fakt, że firmowy chat cieszy się uznaniem wśród pracowników firm.

To proste i przyjemne w obsłudze narzędzie gwarantuje pracownikom swobodną i nieformalną komunikację. Chętniej korzystają z niego niż z firmowego telefonu czy skrzynki email.  Dzięki pojawiającym się na pulpicie komputera powiadomieniom, szybciej odczytują wysyłane wiadomości. Firmowy chat sprawdzi się zarówno w małych, jak i dużych firmach jako narzędzie szybkiej i sprawnej wymiany wiadomości.

2. Wskrześ tablicę ogłoszeń

Jeśli masz do tego warunki oraz pewność, że informacje dotrą do wszystkich pracowników, możesz pokusić się o tradycyjną tablicę ogłoszeń. Praktyka pokazuje jednak, że duży procent osób przechodzi obok nich obojętnie, szczególnie jeśli panuje na nich odstraszający papierkowy chaos.

Zdecydowanie lepiej sprawdzą się natomiast wszelkiego typu tablice czy biuletyny online, które będą wysyłać pracownikom powiadomienia o nowościach. Warto zadbać przy tym o przyjazny i uporządkowany wygląd tablicy, tak, aby odwiedzający chętnie tutaj zaglądali. Nie zapominaj też o częstych aktualizacjach.

3. Załóż internetowe forum

Obok tablicy ogłoszeń to również atrakcyjny i nieco tańszy sposób dotarcia do pracowników call center. Pozwala zarówno na publikację i podkreślenie najważniejszych tematów, jak również na inspirowanie ożywionych dyskusji. Dużym atutem forum jest łatwość logowania, a także możliwość porządkowania wątków, co gwarantuje przejrzystość i możliwość szybkiego dotarcia do poszukiwanej informacji.

4. Zbuduj platformę społecznościową

Z jakiegoś powodu media społecznościowe cieszą się ogromną popularnością na całym świecie. Coraz więcej zwłaszcza dużych firm sięga po socialowe rozwiązania z zamiarem poprawy komunikacji między pracownikami.

Zbudowanie firmowej platformy o działaniu zbliżonym do Facebooka z pewnością spotka się z aprobatą pracowników, którzy nie tylko będą inicjować ożywione dyskusje, lecz także zechcą dzielić się między sobą doświadczeniem i dobrymi radami. Należy podkreślić, że takie medium umożliwia rozpowszechnianie informacji drogą tekstową, za pomocą chatu czy wideo, jak również pozwala na prowadzenie różnego rodzaju ankiet oraz głosowań.

5. Feedback na żywo

Poznanie wszystkich pracowników i dotarcie do nich z konkretnym komunikatem to spore wyzwanie zwłaszcza w dużym call center. Jeśli jesteś osobą zarządzającą, możesz zachęcać pracowników do wchodzenia w interakcje. Doskonałą okazją do tego są zebrania czy spotkania, w ramach których następuje swobodna konwersacja między pracownikami np. poszczególnych działów czy zespołów. To świetny sposób budowania relacji i przyjaznej atmosfery w firmie, który sprzyja naturalnej, wzajemnej wymianie informacji.

6. Zorganizuj przestrzeń wspólną

W przerwach od pracy dobrze jest się zrelaksować, jak również spotkać inne osoby. Okazuje się, że luźne rozmowy to także świetny przekaźnik informacji w obrębie firmy. Warto zatem zapewnić pracownikom przyjazne miejsce spotkań, w którym spędzą chwile wolne od zajęć.

Zauważ, że będzie to także przestrzeń, w której od czasu do czasu pojawi się praktycznie każdy pracownik. Jeżeli więc organizujesz pewne ważne wydarzenie w Twojej firmie, konkurs czy po prostu chcesz dotrzeć z niecodziennym ogłoszeniem do wszystkich,  właśnie tutaj umieść przyciągający wzrok plakat, który także może stać się przedmiotem żarliwych dyskusji, sporów, a niekiedy i żartów.

Dbanie o sprawny przepływ informacji w call center to bezpośredni wkład w jakość obsługi oraz satysfakcję klienta. Dzięki płynnej komunikacji konsultanci aktualizują na bieżąco swoją wiedzę. Zmniejsza się również ryzyko wystąpienia błędów związanych z niedopowiedzeniami. Pracownicy, którzy mają dostęp do sprawdzonej i często uaktualnianej wiedzy nie muszą bazować na plotkach czy niezweryfikowanych doniesieniach.

Czy warto więc inwestować w narzędzia komunikacji w call center? Wygląda na to, że szybkość oraz płynność komunikacji, jak również komfort z posiadania sprawdzonych informacji są tego jak najbardziej warte.