Jak stworzyć dokument RFP dla contact center?

Dokument RFP (zapytanie ofertowe) to narzędzie, które wspiera prowadzenie przetargów. Sposób przygotowania odpowiedzi na zapytanie ofertowe, w dużym stopniu jest uzależniony od specyfiki branży oraz obiektu przetargu. Jak stworzyć dobry dokument RFP? Kilka rad podsuwa Cludo.

Po co tworzymy RFP? Oczywiście po to, by otrzymać formalną ofertę, gdy szukamy konkretnego rozwiązania lub produktu dla naszego contact center. Zapytanie ofertowe może, ale nie musi, być wstępem do negocjacji. Może też prowadzić do bezpośredniego zamówienia.

Tworzenie dokumentów RFP nie jest łatwe i wymaga nakładu pracy, jednak jeśli poświęcimy im wystarczająco dużo uwagi, unikniemy słabo opracowanych wymagań i harmonogramów, które nie mają przełożenia w rzeczywistości. Ograniczymy też ryzyko otrzymania produktu, który nie spełnia naszych oczekiwań i który nie jest taki, jakiego potrzebujemy.

Jak w takim razie stworzyć dobry dokument RFP? Oto kilka wskazówek, którymi warto się kierować.

Przede wszystkim czas

Do zapytania ofertowego powinno się podchodzić z należytą dokładnością, co oznacza, że nie możemy napisać go zbyt szybko i w ostatniej chwili. Należy się też do niego odpowiednio przygotować, na co potrzebujemy czasu. Jednak opłaci nam się to z nawiązką, ponieważ szczegółowo przygotowany dokument, pozwoli nam wyeliminować niepotrzebne pytania i wątpliwości w kolejnych etapach wyboru.

Doświadczenie

Wiele firmy tworzyło i wciąż tworzy RFP, dlatego warto skorzystać z ich doświadczenia, by uniknąć popełnionych przez nich błędów i wykorzystać ich doświadczenie. Dzięki temu skrócimy znacznie proces tworzenia dokumentu i skorzystacie z wyznaczonych już wzorców obecnych na rynku.

Praca zespołowa

Przygotowując dokument RFP, warto w proces zaangażować osoby, które będą korzystać w przyszłości z rozwiązania/produktu, którego firma aktualnie poszukuje. To oni wiedzą najlepiej czego, potrzebują i na czym zależy im najbardziej. Managerowie naszego działu contact center mogą przeprowadzić specjalne spotkanie z konsultantami, podczas którego będą mogli podzielić się swoimi uwagami.

Dział zakupów na pokładzie

Już na etapie tworzenia zapytania ofertowego, możemy zadbać o właściwie opisany harmonogram procesu zakupu oraz wszelkie procedury formalne, np. umowa o zaufaniu poufności, umowa wdrożeniowa. Dzięki tym informacjom z działu zakupów unikniemy komplikacji, gdy zdecydujemy się na skorzystanie z konkretnej oferty i będziemy chcieli z niej skorzystać.

Dokument RFP a integracja

Jeśli zapytanie ofertowe dotyczy rozwiązania IT, warto skonsultować je z tym działem w naszej firmie. Zaangażowanie całego zespołu informatycznego to podstawa, by jasno przedstawić jakim zapleczem technologicznym dysponujemy informatyczne oraz jakie są nasze wymagania i możliwości integracji z dotychczasowym systemem, który posiadamy w firmie 

Informacje o firmie

Gdy przygotowujemy zapytanie, często skupiamy się właśnie na pytaniach. A co z informacjami? By przygotować dobrą ofertę, firma dostarczająca rozwiązanie musi wiedzieć np. jaka jest struktura organizacyjna firmy, ilu mamy pracowników, ilu z nich będzie korzystać z nowego rozwiązania, z jakiego systemu korzystaliśmy do tej pory. Umieszczając to wszystko już w dokumencie RFP, unikniemy pytań od kolejnych oferentów, a tym samym zaoszczędzimy sobie i innym wiele czasu, który możemy poświęcić, chociażby na chwilę przerwy na kawę.